CHIA SẺ: Kinh nghiệm lập kế hoạch chiến lược của Quỹ FPW Thanh Hóa

Đứng trước tình hình đó, tháng 8 năm 2009 , được sự giúp đỡ của tổ chức Cứu trợ Trẻ em Việt Nam, Quỹ FPW đã nhận được sự tài trợ về kỹ thuật và tài chính từ tổ chức  CORDAID – Hà Lan thực hiện hoạt động xây dựng kế hoạch chiến lược của Quỹ giai đoạn 2011 đến 2015.


II. Các bước tiến hành xây dựng kế hoạch chiến lược.

1/ Đánh giá năng lực tổ chức và môi trương bên ngoài

Dưới sự hỗ trợ của các chuyên gia từ ngân hàng CARDBANK – Phillipine cuộc đánh giá năng lực tổ chức của Quỹ FPW được thực hiện vào tháng 12 năm 2009 với sự tham gia của các thành viên Hội đồng quản lý, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, cán bộ quản lý chi nhánh, nhân viên tín dụng. Báo cáo đánh giá đã nêu lên các điểm mạnh và điểm tồn tại cần khắc phục trong cơ cấu quản lý của Quỹ, như sự kiêm nhiệm, mức độ tham gia của Hội đồng quản lý, chính sách kiểm soát nội bộ, các vị trí còn thiếu cần bổ sung, năng lực quản trị điều hành và tác nghiệp của nhân viên. Báo cáo cũng đưa ra các nhược điểm của các sản phẩm dịch vụ mà Quỹ FPW đang cung cấp cho khách hàng, mức độ thỏa mãn của khách hàng đối với các sản phẩm dịch vụ, để FPW có chiến lược, cải thiện sản phẩm dịch vụ, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.

Bên cạnh hoạt động nghiên cứu đánh giá năng lực tổ chức các chuyên gia cũng thực hiện nghiên cứu và đánh giá môi trường pháp lý về hoạt động tài chính vi mô tại Việt Nam, kết hợp với hoạt động nghiên cứu thị trường nhằm cập nhật các thông tin và triển vọng phát triển của ngành tài chính vi mô Việt Nam và các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, đồng thời nêu lên những cơ hội liên kết và hợp tác.


2/ Xác định tầm nhìn, và sứ mệnh

Sau khi các báo cáo đánh giá được hoàn thành Quỹ FPW tổ chức hội thảo xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh với sự tham gia của toàn thể nhân viên của Quỹ và được thực hiện ở bên ngoài địa bàn tỉnh Thanh Hóa, phát động phong trào: “ Xác lập Tầm nhìn FPW” sâu rộng, lôi cuốn mọi nhân viên tham gia , thông qua hội thảo và phong trào lấy ý kiến của nhân viên về Tầm nhìn  mà các thành viên hội đồng quản lý, ban giám đốc các nhân viên quản lý chi nhánh đã xác định hướng đi của FPW. Tầm nhìn FPW hiện ý chí và quyết tâm cũng như mong đợi của toàn thể nhân viên  và là cơ sở để FPW xác định sứ mệnh của mình.


Sứ mệnh: “ Xây dựng gia đình và cộng đồng phát triển bền vững thông qua một tổ chức tài chính chính thức cung cấp các dịch vụ tài chính, phi tài chính hiệu quả, thân thiện tới hộ nghèo, hộ có thu nhập thấp tại Thanh Hóa”


Tầm nhìn: “ Một tổ chức tài chính vi mô hàng đầu Miền Trung, Việt Nam, là đầu mối chia sẻ, tư vấn, hỗ trợ thông tin và công nghệ tài chính vi mô tốt nhất tại Việt Nam”


3/ Xác lập mục tiêu:

Căn cứ vào kết quả đánh giá năng lực tổ chức, phân tích môi trường pháp lý, phân tích đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng Tài chính vi mô và Tầm nhìn, Sứ mệnh, các chuyên gia cùng FPW mở hội thảo xây dựng và xác lập mục tiêu phát triển dài hạn của Quỹ. Tại hội thảo này các nhóm công tác được phân công để xác lập các mục tiêu. Cụ thể là:


3.1/ Nhóm xác lập các mục tiêu hoàn thiện thể chế:

Nhóm này được xác định là yếu tố trọng tâm và then chốt chi phối tất cả các mục tiêu phát triển của Quỹ, nhóm bao gồm các nhà quản trị cao cấp, các thành viên Hội đồng quản lý, ban giám đốc. Trên cơ sở các khuyến cáo về việc FPW cần sớm hoàn thiện bộ máy quản lý đăng ký để trở thành tổ chức Tài chính vi mô được Ngân hàng nhà nước cấp phép – đây là yếu tố tiên quyết để FPW Thanh Hóa có thể huy động vốn từ công chúng, vay vốn trên thị trường quốc tế vv… tạo tiềm lực tài chính để FPW đạt được các mục tiêu mở rộng quy mô hoạt động, tăng dư nợ tăng nguồn thu nhập từng bước đạt chỉ số bền vững hoạt động và tài chính.

Qua các cuộc thảo luận nhóm, ban lãnh đạo quỹ đã xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân sự đồng thời xác định mục tiêu ưu tiên cao nhất là: Trở thành tổ chức Tài chính vi mô được ngân hàng nhà nước cấp phép vào năm 2012.


3.2/ Nhóm xác lập mục tiêu phát triển thị trường và khách hàng.

Trên cơ sở các báo cáo nghiên cứu thị trường và đánh giá đối thủ cạnh tranh,  nhóm xác lập mục tiêu phát triển thị trường trên hai chiến lược cơ bản là:

Phát triển sản phẩm cũ, mới tại thị trường cũ và phát triển sản phẩm cũ tại thị trường mới. với mục tiêu thứ hai Quỹ FPW dự kiến mở rộng thêm 02 huyện ven biển nâng số xã có hoạt động của Quỹ từ 52 xã phường hiện tại lên 80 xã phường vào năm 2015 và số khách hàng hiện hữu đạt trên 50.000 người tham gia, với dư nợ bình quân trên một người vay là 2 triệu đồng.


3.3/ Nhóm xác lập các mục tiêu tài chính.

Hoạt động chính của nhóm xác lập các nguồn thu từ vốn cho vay (gốc +lãi), nguồn huy động từ tiết kiệm bắt buộc theo các khoản vay, nguồn huy động từ tiết kiệm tự nguyện, nguồn vay ưu đãi từ các tổ chức trong nước và quốc tế, nguồn vốn vay thương mại…Cùng với đó các khoản mục chi phí, bao gồm các chi phí vốn, chi phí dự phòng và đặc biệt là chi phí hoạt động với các khoản chi phí nhân viên, chi phí tài sản, chi phí mở rộng thị trường, chi phí nâng cấp hệ thống…..từ đó tổng hợp để xây dựng các chỉ số hoạt động và bền vững tài chính.

Phần mềm lập kế hoạch tài chính của Quỹ cũng đã được xây dựng trên cơ sở ứng dụng phần mềm lập kế hoạch kinh doanh Microfin, phần mềm này đã hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ nhân viên của Quỹ trong quá trình lập kế hoạch tài chính.


3.4/ Nhóm xác lập mục tiêu hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin MIS.

Để ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý của Quỹ nhằm giảm thời gian ghi chép sổ sách của cán bộ, tăng cường thời gian tiếp cận thị trường và khách hàng, tiến tới thống nhất hóa và minh bạch hóa các khâu trong quy trình vận hành của Quỹ, hoạt động trọng tâm của nhóm này là rà soát lại các quy trình vận hành của Quỹ, như quy trình tín dụng- tiết kiệm, quy trình hạch toán kế toán phát hiện và chỉnh sửa các lỗi hệ thống trong quá trình vận hành, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về thủ tục hồ sơ vay vốn, tiết kiệm và bảo hiểm, cập nhật bổ sung, chuẩn hóa quy trình các hoạt động này là tiền đề cho việc triển khai xây dựng phần mềm….


4/ Tổng hợp và tài liệu hóa kế hoạch chiến lược.

Sau khi các nhóm công tác hoàn thành các mục tiêu của mình, bộ phận tổng hợp và tài liệu hóa kế hoạch chiến lược có trách nhiệm hệ thống lại quá trình xây dựng chiến lược,xây dựng quy chế vận hành và sửa đổi bổ sung các mục tiêu của kế hoạch chiến lực. Tổ chức hội thảo thống nhất kế hoạch chiến lược, đồng thời tài liệu hóa và ban hành kế hoạch chiến lược.


III. Kết quả hoạt động của Quỹ sau khi xây dựng kế hoạch chiến lược:

Mọi cán bộ nhân viên của Quỹ đều nhận thức rõ về sự thay đổi về thái độ và hình vi sau quá trình xây dựng kế hoạch chiến lược: Có nhiều sự tham gia của các thành viên hội đồng quản lý hơn, đội ngũ nhân viên tự tin hơn, gắn kết hơn, nhân viên đều thấm nhuần Tầm nhìn và sứ mệnh của Quỹ từ đó chất lượng dịch vụ được cải thiện hơn, môi trường văn hóa làm việc cuốn hút nhân viên hơn và các kết quả hoạt động của Quỹ được thay đổi đáng kể so với trước thời điểm xây dựng kế hoạch chiến lược.

 

Hoạt động xây dựng kế hoạt chiến lược không những làm thay đổi thái độ của nhân viên mà còn làm thay đổi cơ bản về năng lực chuyên môn và các kiến thức về lập kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, phân tích tài chính, quảng bá và tiết thị, vận hành tổ chức và tạo lập văn hóa làm việc.

Các thay đổi trên đã làm cho quá trình quản lý điều hành của Quỹ chuyên nghiệp và khoa học hơn, được thể hiện qua hoạt động lập kế hoạch ngắn hạn, phân chia các giai đoạn cụ thể để đạt được mục tiêu chiến lược và kế hoạch chiến lược đã trả lời được các câu hỏi: Quỹ là ai? Quỹ đang phục vụ ai?, ở đâu? Quỹ đang thực hiện điều đó như thế nào? Quỹ đã đạt được các mục tiêu đó ra sao? Và tại sao Quỹ lại tồn tại…kế hoạch chiến lược cũng nên lên mong đợi về một sự phát triển bền vững và lâu dài.

 

Kế hoạch chiến lược, một trong 4 yếu tố để nhà tài trợ, nhà đầu tư xem xét tài trợ và đầu tư vào Quỹ.

 

Một số lưu ý quan trọng trong xây dựng kế hoạch chiến lược.

1/ Tổ chức phải có địa vị pháp lý độc lập, có cơ cấu quản lý chuyên nghiệp.

2/ Cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia độc lập bên ngoài tham gia đánh giá năng lực của tổ chức và nghiên cứu thị trường.

3/ Mọi nhân viên của tổ chức cần tham gia vào các bước xây dựng chiến lược

4/ Tổ chức cần lập kế hoạch và dự trù ngân sách cho suốt quá trình xây dựng kế hoạch chiến lược.


IV. Tổ chức thực hiện kế hoạch chiến lược:

Trên thực tế việc áp dụng kế hoạch chiến lược vào quá trình quản trị điều hành của nhiều tổ chức còn có những bất cập, các mục tiêu dài hạn đôi khi bị lãng quên, hoặc còn nhầm lẫn giữa mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, sau khi xây dựng kế hoạch nhiều nhân viên còn chưa thấy hiểu hoặc sao nhãng tầm nhìn sứ mệnh của tổ chức, kế hoạch chiến lược không được đánh giá xem xét hàng năm cũng như thiếu sự điều chỉnh và cập nhật khi có các biến đổi trong nội bộ tổ chức và môi trường bên ngoài.

Để khắc phục tình trang trên Quỹ FPW đã có chính sách đưa Tầm nhìn sứ mệnh của tổ chức vào tất cả các ấn phẩm, tài liệu, quy trình và quy chế hoạt động của quỹ, khơi dậy lòng tự haò của nhân viên về sứ mệnh cao cả mà mọi Quỹ FPW đang thực hiện, việc xây dựng kế hoạch hoạt động năm đều bám sát các mục tiêu của kế hoạch chiến lược, coi kế hoạch kiến lược là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của Quỹ, định kỳ đánh giá kết quả thực hiện và đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra, kịp thời bổ sung và điều chỉnh kế hoạch chiến lược khi có sự biến đổi của môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.


Hình ảnh: Nhân viên Quỹ FPW bao gồm: Hội đồng quản lý, ban kiểm soát, ban giám đốc, quản lý chi nhánh, cán bộ tín dụng  tham gia thiết lập Tầm nhìn và sứ mệnh

 


 

Another articles: